Wenn Sie Bestellungen in HubSpot importieren, sie über eine API synchronisieren oder eine integrierte App wie Shopify oder QuickBooks nutzen, landen diese Bestellungen und Rechnungen wahrscheinlich ohne korrekte Verknüpfungen in Ihrem CRM. Sie existieren als isolierte Datensätze, nicht verknüpft mit den Unternehmen, Kontakten oder Deals, zu denen sie gehören.

Das bricht Reporting, macht es unmöglich, die vollständige Kaufhistorie eines Kunden auf seiner Timeline zu sehen, und schafft Datensilos in Ihren Revenue Operations.

Die Lösung ist einfach: Zwei einfache Workflows mit 0CodeTools Workflow-Aktionen. Kein benutzerdefinierter Code, kein Operations Hub Professional erforderlich.

Warum Bestellungen und Rechnungen ihre Verknüpfungen verlieren

HubSpot Commerce Hub Objekte - Bestellungen und Rechnungen - kommen oft aus externen Systemen. Wenn das passiert, geht der Verknüpfungskontext unterwegs verloren:

  • API-Imports erstellen Bestelldatensätze, aber nicht immer Verknüpfungen zu bestehenden Unternehmen oder Kontakten.
  • Drittanbieter-Integrationen synchronisieren Transaktionsdaten, verknüpfen Bestellungen aber möglicherweise nur mit Deals und übersehen Unternehmen und Kontakte komplett.
  • CSV-Imports bringen Bestelldaten als flache Zeilen, ohne Möglichkeit, Beziehungen zwischen Datensätzen auszudrücken.
  • Manuelle Eingabe in großem Maßstab führt zu inkonsistenter Verknüpfung: Manche Bestellungen werden verknüpft, andere nicht.

Das Ergebnis: Ihr HubSpot-Portal hat hunderte oder tausende von Bestellungen und Rechnungen, die ohne Verbindungen zu den Datensätzen schweben, die ihnen Kontext geben würden.

Zwei Fälle, zwei Lösungen

Je nach Ausgangspunkt nutzen Sie einen oder beide dieser Ansätze:

Fall 1 - Find and Associate: Ihre Bestellungen oder Rechnungen haben überhaupt keine bestehenden Verknüpfungen. Sie müssen sie über eine gemeinsame Property wie Unternehmensname oder E-Mail-Adresse mit Unternehmen, Kontakten oder Deals abgleichen.

Fall 2 - Copy Associations: Ihre Bestellungen oder Rechnungen sind bereits mit Deals verknüpft (über eine API, einen Import oder aus Fall 1). Sie müssen die Unternehmen, Kontakte und anderen Verknüpfungen des Deals auf die Bestellung oder Rechnung übertragen.

Beide Lösungen verwenden Workflow-Aktionen aus 0CodeTools für HubSpot, einer Workflow-Erweiterungs-App, die im HubSpot Marketplace verfügbar ist.

Fall 1: Bestellungen mit Unternehmen über Find and Associate verknüpfen

Das ist das häufigste Szenario. Ihre Bestellungen haben eine Text-Property (wie einen Unternehmensnamen, eine Kunden-E-Mail oder einen Deal-Namen), die mit einer Property auf dem Zieldatensatz übereinstimmt, aber es existiert keine tatsächliche HubSpot-Verknüpfung.

Die Find and Associate Aktion sucht einen Datensatz nach Property-Wert und erstellt die Verknüpfung automatisch.

Workflow einrichten

  1. Gehen Sie in HubSpot zu Workflows und erstellen Sie einen neuen Order-based workflow.
  2. Legen Sie Ihren Einschreibungs-Trigger fest, zum Beispiel wenn eine Bestellung erstellt wird oder wenn eine bestimmte Property bekannt ist (z. B. Company Name ist nicht leer).
  3. Fügen Sie eine neue Aktion hinzu und wählen Sie 0CodeTools > Find and Associate.
  4. Konfigurieren Sie die Aktion - klicken Sie auf die Aktion unten, um die Konfiguration zu sehen:
Trigger enrollment for orders
When this happens
Group 1
Record created has been completed any number of times anytime
+
1. Find and associate

Find and associate Company

Click to see configuration
+
End

Wenn der Workflow ausgeführt wird, sucht er ein Unternehmen, dessen Name mit dem Wert auf der Bestellung übereinstimmt, und erstellt die Verknüpfung.

Bestellungen mit Kontakten verknüpfen

Fügen Sie eine zweite Find and Associate Aktion im selben Workflow hinzu, um Bestellungen auch mit Kontakten zu verknüpfen. So sehen beide Aktionen zusammen aus - klicken Sie auf jede Aktion, um ihre Konfiguration zu sehen:

Trigger enrollment for orders
When this happens
Group 1
Record created has been completed any number of times anytime
+
1. Find and associate

Find and associate Company

Click to see configuration
+
2. Find and associate

Find and associate Contact

Click to see configuration
+
End

Funktioniert genauso für Rechnungen

Die Einrichtung ist identisch für Invoice-based Workflows. Erstellen Sie stattdessen einen Invoice-based workflow und verwenden Sie die gleiche Find and Associate Aktion mit den Properties der Rechnung.

Was ist mit Deals?

Sie können Bestellungen oder Rechnungen auf die gleiche Weise mit Deals verknüpfen: Setzen Sie Find Object Type auf Deal und gleichen Sie über eine gemeinsame Property wie Deal Name oder eine benutzerdefinierte Bestellreferenznummer ab.

Fall 2: Deal-Verknüpfungen über Copy Associations auf Bestellungen kopieren

Wenn Ihre Bestellungen oder Rechnungen bereits mit Deals verknüpft sind, sei es durch eine API-Integration, einen CSV-Import oder durch das vorherige Ausführen von Fall 1, können Sie die Verknüpfungen des Deals in einem Schritt auf die Bestellung übertragen.

Die Copy Associations Aktion nimmt alle Verknüpfungen von einem angegebenen verwandten Datensatz und kopiert sie auf das eingeschriebene Objekt.

Workflow einrichten

  1. Erstellen Sie einen neuen Order-based workflow (oder fügen Sie ihn zu Ihrem bestehenden aus Fall 1 hinzu).
  2. Legen Sie Ihren Einschreibungs-Trigger fest, zum Beispiel wenn die Bestellung mit einem Deal verknüpft wird.
  3. Fügen Sie eine neue Aktion hinzu und wählen Sie 0CodeTools > Copy Associations.
  4. Konfigurieren Sie die Aktion - klicken Sie auf die Aktion unten, um zu sehen, wie:
Trigger enrollment for orders
When this happens
Group 1
Record created has been completed any number of times anytime
+
1. Copy associations

Copy associations from Deal to Company and Contact

Click to see configuration
+
End

Wenn der Workflow ausgeführt wird, findet er den mit der Bestellung verknüpften Deal und kopiert dann alle Unternehmens- und Kontaktverknüpfungen dieses Deals auf die Bestellung.

Das Ergebnis

Nach Ausführung dieses Workflows ist Ihre Bestellung jetzt verknüpft mit:

  • Dem Deal, aus dem sie stammt (existierte bereits)
  • Allen Unternehmen, die mit diesem Deal verknüpft sind
  • Allen Kontakten, die mit diesem Deal verknüpft sind

Das bedeutet, die Bestellung erscheint auf den Unternehmens- und Kontakt-Timelines, taucht in nach Unternehmen gefilterten Berichten auf und ist vollständig in Ihrem CRM verbunden.

Funktioniert auch mit Custom Objects

Wenn Ihre Deals mit benutzerdefinierten Objekten verknüpft sind, wie Projekten, Abonnements oder Standorten, kann Copy Associations diese ebenfalls auf die Bestellung ziehen. Lassen Sie Target Association Types leer, um alles zu kopieren, oder geben Sie genau an, welche Objekttypen Sie möchten.

Beide Fälle in einem einzigen Workflow kombinieren

Für maximale Abdeckung kombinieren Sie beide Ansätze in einem Workflow. Klicken Sie auf jede Aktion, um ihre Konfiguration zu sehen:

Trigger enrollment for orders
When this happens
Group 1
Record created has been completed any number of times anytime
+
1. Find and associate

Find and associate Deal

Click to see configuration
+
2. Copy associations

Copy associations from Deal to Company and Contact

Click to see configuration
+
End

Dieser zweistufige Ansatz handhabt die gesamte Kette: Die Bestellung wird mit ihrem Deal verknüpft und erbt dann den gesamten Beziehungskontext des Deals - Unternehmen, Kontakte und alle anderen verknüpften Datensätze.

Was Sie beachten sollten

  • Genauigkeit der Übereinstimmung zählt. Die Find and Associate Aktion macht standardmäßig eine exakte Übereinstimmung (EQ). Wenn Ihre Unternehmensnamen Inkonsistenzen aufweisen (z. B. "Acme Inc" vs. "Acme Inc."), erwägen Sie CONTAINS_TOKEN oder bereinigen Sie zuerst Ihre Daten.
  • Wiedereinschreibung. Wenn Bestellungen nach der ursprünglichen Erstellung aktualisiert werden, etwa wenn ein Unternehmensname später hinzugefügt wird, konfigurieren Sie Ihren Workflow so, dass er sich bei Property-Änderungen wieder einschreibt, damit die Verknüpfung erstellt wird.
  • Aktionen laufen asynchron. 0CodeTools verarbeitet Aktionen im Hintergrund. Der Workflow pausiert während der Aktion und wird automatisch fortgesetzt. Das bedeutet, Ihre Workflows bleiben auch bei großen Volumen zuverlässig.
  • Ein Credit pro Aktionsausführung. Jede Find and Associate oder Copy Associations Ausführung verwendet einen Credit. Der kostenlose Plan umfasst 100 Aktionen pro Monat, genug um Ihre Einrichtung zu testen und zu validieren.

Erste Schritte

  1. Installieren Sie 0CodeTools für HubSpot und verbinden Sie Ihr Portal.
  2. Erstellen Sie einen Order-based oder Invoice-based Workflow in HubSpot.
  3. Fügen Sie die Find and Associate oder Copy Associations Aktion hinzu.
  4. Testen Sie mit einigen Datensätzen, bevor Sie für alle Bestellungen aktivieren.

Einmal eingerichtet, wird jede neue Bestellung und Rechnung, die in Ihr HubSpot-Portal gelangt, automatisch mit den richtigen Unternehmen, Kontakten und Deals verknüpft - keine manuelle Arbeit, kein gebrochenes Reporting, keine Datensilos.

Verwandte HubSpot-Workflow-Leitfäden

Häufig gestellte Fragen

Warum fehlen meinen HubSpot-Bestellungen und -Rechnungen Verknüpfungen?+
Bestellungen und Rechnungen kommen typischerweise von externen Systemen in HubSpot - Shopify, QuickBooks, Ihre eigene Abrechnungs-API oder CSV-Imports - die nicht den vollständigen Verknüpfungskontext mitbringen. API-Imports verknüpfen oft mit einem Objekt (typischerweise dem Deal), übersehen aber Unternehmen und Kontakte. CSV-Imports haben keine native Möglichkeit, Beziehungen auszudrücken. Das Ergebnis sind verwaiste Commerce-Datensätze, die Reporting und Timeline-Sichtbarkeit brechen.
Wie verknüpfe ich Bestellungen automatisch mit Unternehmen in HubSpot?+
Verwenden Sie die 0CodeTools Find and Associate Workflow-Aktion. Lösen Sie einen Order-based Workflow bei Bestellerstellung aus, konfigurieren Sie Find and Associate, um das Company-Objekt nach Company name (oder Domain) anhand eines Tokens aus der Bestellung zu durchsuchen, und legen Sie das Verknüpfungslabel fest. Die Aktion erstellt die Verknüpfung automatisch, wenn der Workflow läuft.
Was ist der Unterschied zwischen Find and Associate und Copy Associations?+
Find and Associate sucht einen Zieldatensatz nach Property-Wert und erstellt eine neue Verknüpfung. Copy Associations nimmt bestehende Verknüpfungen von einem verwandten Objekt (z. B. dem Deal einer Bestellung) und spiegelt sie auf den eingeschriebenen Datensatz. Verwenden Sie Find and Associate, wenn noch keine Verknüpfung existiert; verwenden Sie Copy Associations, um Verknüpfungen von einem verwandten Datensatz weiterzugeben. Oft verkettet man sie: Zuerst Find and Associate für den Deal, dann Copy Associations vom Deal.
Kann ich Bestellungen automatisch mit Deals verknüpfen?+
Ja - setzen Sie Find Object Type auf Deal und gleichen Sie über eine gemeinsame Property wie Deal name oder eine benutzerdefinierte Bestellreferenznummer ab. Nachdem die Bestellung mit ihrem Deal verknüpft ist, verwenden Sie Copy Associations, um die Unternehmens- und Kontaktverknüpfungen des Deals in einem Schritt auf die Bestellung zu übertragen.
Funktioniert das auch für HubSpot-Rechnungen?+
Ja. Die Einrichtung ist identisch: Erstellen Sie einen Invoice-based Workflow statt eines Order-based Workflows, dann verwenden Sie Find and Associate oder Copy Associations auf die gleiche Weise. Rechnungen und Bestellungen teilen das Commerce Hub Datenmodell, sodass die Muster austauschbar sind.
Welches HubSpot-Tier benötige ich, um Bestellungen in Workflows zu verknüpfen?+
Workflows selbst erfordern Professional oder Enterprise auf jedem Hub außer Content Hub. Bestellungen und Rechnungen sind Commerce Hub Objekte (in jedem HubSpot-Portal verfügbar). Die 0CodeTools Find and Associate und Copy Associations Aktionen funktionieren auf jedem Tier mit aktivierten Workflows.
Wie behandle ich Unternehmensnamen-Abweichungen beim Verknüpfen?+
Die Find and Associate Aktion verwendet standardmäßig exakte Übereinstimmung (EQ). Wenn Ihre Unternehmensnamen Inkonsistenzen aufweisen - 'Acme Inc' vs. 'Acme Inc.' vs. 'Acme, Inc' - wechseln Sie die Suchmethode zu CONTAINS_TOKEN oder führen Sie zuerst einen Datenbereinigungs-Workflow aus, um Unternehmensnamen zu standardisieren. Domain-basierter Abgleich ist zuverlässiger als namensbasierter Abgleich, wenn Unternehmensnamen-Normalisierung keine Option ist.
Kann ich benutzerdefinierte Objektverknüpfungen auf Bestellungen kopieren?+
Ja. Copy Associations unterstützt jeden Objekttyp, einschließlich benutzerdefinierter Objekte. Wenn Ihre Deals mit benutzerdefinierten Objekten wie Projekten, Abonnements oder Standorten verknüpft sind, lassen Sie Target Association Types leer (was alle Typen kopiert) oder geben Sie genau an, welche benutzerdefinierten Objekttypen auf die Bestellung gespiegelt werden sollen.