Si vous importez des commandes dans HubSpot, les synchronisez via API ou utilisez une application intégrée comme Shopify ou QuickBooks, il y a de fortes chances que ces commandes et factures atterrissent dans votre CRM sans associations correctes. Elles existent en tant qu'enregistrements isolés, non liées aux entreprises, contacts ou deals auxquels elles appartiennent.

Cela casse le reporting, rend impossible la consultation de l'historique d'achat complet d'un client sur sa chronologie, et crée des silos de données dans vos opérations de revenu.

La solution est simple : deux workflows simples utilisant les actions de workflow 0CodeTools. Pas de code personnalisé, pas besoin d'Operations Hub Professional.

Pourquoi les commandes et factures perdent leurs associations

Les objets HubSpot Commerce Hub - commandes et factures - proviennent souvent de systèmes externes. Quand c'est le cas, le contexte d'association se perd en chemin :

  • Les imports API créent des enregistrements de commande mais ne créent pas toujours d'associations vers les entreprises ou contacts existants.
  • Les intégrations tierces synchronisent les données de transaction mais peuvent uniquement lier les commandes aux deals, manquant entièrement les entreprises et contacts.
  • Les imports CSV apportent les données de commande sous forme de lignes plates, sans moyen d'exprimer les relations entre enregistrements.
  • La saisie manuelle à grande échelle entraîne une liaison incohérente : certaines commandes sont associées, d'autres pas.

Le résultat : votre portail HubSpot contient des centaines ou des milliers de commandes et factures flottantes, sans connexions aux enregistrements qui leur donneraient un contexte.

Deux cas, deux solutions

Selon votre point de départ, vous utiliserez l'une ou les deux approches suivantes :

Cas 1 - Find and Associate : Vos commandes ou factures n'ont aucune association existante. Vous devez les faire correspondre à des entreprises, contacts ou deals à l'aide d'une propriété partagée comme le nom de l'entreprise ou l'adresse email.

Cas 2 - Copy Associations : Vos commandes ou factures sont déjà associées à des deals (depuis une API, un import, ou via le Cas 1). Vous devez transférer les entreprises, contacts et autres associations du deal vers la commande ou la facture.

Les deux solutions utilisent des actions de workflow de 0CodeTools for HubSpot, une application d'extension de workflow disponible sur le HubSpot Marketplace.

Cas 1 : Associer les commandes aux entreprises avec Find and Associate

C'est le scénario le plus courant. Vos commandes ont une propriété texte (comme un nom d'entreprise, un email client ou un nom de deal) qui correspond à une propriété de l'enregistrement cible, mais aucune association HubSpot réelle n'existe.

L'action Find and Associate recherche un enregistrement par valeur de propriété et crée l'association automatiquement.

Configurer le workflow

  1. Allez dans Workflows dans HubSpot et créez un nouveau Order-based workflow.
  2. Définissez votre déclencheur d'inscription, par exemple lorsqu'une commande est créée, ou lorsqu'une propriété spécifique est connue (par ex. le nom de l'entreprise n'est pas vide).
  3. Ajoutez une nouvelle action et sélectionnez 0CodeTools > Find and Associate.
  4. Configurez l'action - cliquez sur l'action ci-dessous pour voir la configuration :
Trigger enrollment for orders
When this happens
Group 1
Record created has been completed any number of times anytime
+
1. Find and associate

Find and associate Company

Click to see configuration
+
End

Lorsque le workflow s'exécute, il recherche une entreprise dont le nom correspond à la valeur sur la commande et crée l'association.

Associer les commandes aux contacts

Ajoutez une seconde action Find and Associate dans le même workflow pour également lier les commandes aux contacts. Voici à quoi ressemblent les deux actions ensemble - cliquez sur chaque action pour voir sa configuration :

Trigger enrollment for orders
When this happens
Group 1
Record created has been completed any number of times anytime
+
1. Find and associate

Find and associate Company

Click to see configuration
+
2. Find and associate

Find and associate Contact

Click to see configuration
+
End

Fonctionne de la même façon pour les factures

La configuration est identique pour les workflows basés sur les factures. Créez un Invoice-based workflow à la place et utilisez la même action Find and Associate avec les propriétés de la facture.

Et les deals ?

Vous pouvez associer commandes ou factures aux deals de la même façon : définissez Find Object Type sur Deal et faites correspondre une propriété partagée comme le nom du deal ou un numéro de référence de commande personnalisé.

Cas 2 : Copier les associations du deal vers la commande avec Copy Associations

Si vos commandes ou factures sont déjà associées à des deals - que ce soit via une intégration API, un import CSV, ou en exécutant d'abord le Cas 1 - vous pouvez propager les associations du deal vers la commande en une seule étape.

L'action Copy Associations prend toutes les associations d'un enregistrement lié spécifié et les copie sur l'objet inscrit.

Configurer le workflow

  1. Créez un nouveau Order-based workflow (ou ajoutez-le à votre workflow existant du Cas 1).
  2. Définissez votre déclencheur d'inscription, par exemple lorsque la commande devient associée à un deal.
  3. Ajoutez une nouvelle action et sélectionnez 0CodeTools > Copy Associations.
  4. Configurez l'action - cliquez sur l'action ci-dessous pour voir comment :
Trigger enrollment for orders
When this happens
Group 1
Record created has been completed any number of times anytime
+
1. Copy associations

Copy associations from Deal to Company and Contact

Click to see configuration
+
End

Lorsque le workflow s'exécute, il trouve le deal associé à la commande, puis copie toutes les associations entreprise et contact de ce deal sur la commande.

Le résultat

Après l'exécution de ce workflow, votre commande est désormais associée à :

  • Le deal dont elle est issue (déjà existant)
  • Toutes les entreprises associées à ce deal
  • Tous les contacts associés à ce deal

Cela signifie que la commande apparaît dans les chronologies d'entreprise et de contact, s'affiche dans les rapports filtrés par entreprise, et est entièrement connectée dans votre CRM.

Fonctionne aussi avec les Custom Objects

Si vos deals sont associés à des objets personnalisés, comme des projets, abonnements ou emplacements, Copy Associations peut aussi les transférer sur la commande. Laissez Target Association Types vide pour tout copier, ou spécifiez exactement les types d'objets souhaités.

Combiner les deux cas dans un seul workflow

Pour une couverture maximale, combinez les deux approches dans un seul workflow. Cliquez sur chaque action pour voir sa configuration :

Trigger enrollment for orders
When this happens
Group 1
Record created has been completed any number of times anytime
+
1. Find and associate

Find and associate Deal

Click to see configuration
+
2. Copy associations

Copy associations from Deal to Company and Contact

Click to see configuration
+
End

Cette approche en deux étapes gère toute la chaîne : la commande est liée à son deal, puis hérite de tout le contexte relationnel du deal - entreprises, contacts et tout autre enregistrement associé.

Points à garder à l'esprit

  • La précision de correspondance compte. L'action Find and Associate effectue une correspondance exacte (EQ) par défaut. Si vos noms d'entreprise présentent des incohérences (par exemple "Acme Inc" vs "Acme Inc."), envisagez d'utiliser CONTAINS_TOKEN ou de nettoyer vos données au préalable.
  • Réinscription. Si les commandes sont mises à jour après leur création initiale, par exemple un nom d'entreprise ajouté plus tard, configurez votre workflow pour se réinscrire lors des changements de propriété afin que l'association soit créée.
  • Les actions s'exécutent de manière asynchrone. 0CodeTools traite les actions en arrière-plan. Le workflow se met en pause pendant l'exécution de l'action, puis reprend automatiquement. Cela signifie que vos workflows restent fiables même avec de gros volumes.
  • Un crédit par exécution d'action. Chaque exécution de Find and Associate ou Copy Associations utilise un crédit. Le plan gratuit inclut 100 actions par mois, suffisant pour tester et valider votre configuration.

Pour commencer

  1. Installez 0CodeTools for HubSpot et connectez votre portail.
  2. Créez un workflow basé sur les commandes ou les factures dans HubSpot.
  3. Ajoutez l'action Find and Associate ou Copy Associations.
  4. Testez avec quelques enregistrements avant d'activer pour toutes les commandes.

Une fois configurée, chaque nouvelle commande et facture qui entre dans votre portail HubSpot sera automatiquement associée aux bonnes entreprises, contacts et deals - sans travail manuel, sans reporting cassé, sans silos de données.

Guides connexes sur les workflows HubSpot

Questions fréquentes

Pourquoi mes commandes et factures HubSpot manquent-elles d'associations ?+
Les commandes et factures arrivent typiquement dans HubSpot depuis des systèmes externes - Shopify, QuickBooks, votre propre API de facturation, ou des imports CSV - qui ne portent pas le contexte d'association complet. Les imports API associent souvent à un seul objet (typiquement le deal) mais manquent entreprises et contacts. Les imports CSV n'ont pas de moyen natif d'exprimer les relations. Le résultat : des enregistrements commerciaux orphelins qui cassent le reporting et la visibilité de la chronologie.
Comment auto-associer les commandes aux entreprises dans HubSpot ?+
Utilisez l'action de workflow 0CodeTools Find and Associate. Déclenchez un workflow basé sur les commandes lors de la création d'une commande, configurez Find and Associate pour rechercher l'objet Company par Company name (ou domaine) à l'aide d'un jeton de la commande, et définissez le libellé d'association. L'action crée la liaison automatiquement à l'exécution du workflow.
Quelle est la différence entre Find and Associate et Copy Associations ?+
Find and Associate recherche un enregistrement cible par valeur de propriété et crée une nouvelle association. Copy Associations prend les associations existantes d'un objet lié (par ex. le deal d'une commande) et les reflète sur l'enregistrement inscrit. Utilisez Find and Associate quand aucune association n'existe encore ; utilisez Copy Associations pour propager les associations depuis un enregistrement lié. Souvent vous les enchaînez : Find and Associate le deal d'abord, puis Copy Associations depuis le deal.
Puis-je associer automatiquement les commandes aux deals ?+
Oui - définissez Find Object Type sur Deal et faites correspondre une propriété partagée comme Deal name ou un numéro de référence de commande personnalisé. Une fois la commande associée à son deal, utilisez Copy Associations pour hériter en une étape des associations entreprise et contact du deal sur la commande.
Cela fonctionne-t-il aussi pour les factures HubSpot ?+
Oui. La configuration est identique : créez un Invoice-based workflow au lieu d'un Order-based workflow, puis utilisez Find and Associate ou Copy Associations de la même manière. Les factures et commandes partagent le modèle de données Commerce Hub, donc les schémas sont interchangeables.
Quel palier HubSpot me faut-il pour associer les commandes dans les workflows ?+
Les workflows eux-mêmes nécessitent Professional ou Enterprise sur tout Hub sauf Content Hub. Les commandes et factures sont des objets Commerce Hub (disponibles dans tout portail HubSpot). Les actions 0CodeTools Find and Associate et Copy Associations fonctionnent sur tout palier avec workflows activés.
Comment gérer les écarts de noms d'entreprise lors de l'association ?+
L'action Find and Associate utilise par défaut une correspondance exacte (EQ). Si vos noms d'entreprise présentent des incohérences - 'Acme Inc' vs 'Acme Inc.' vs 'Acme, Inc' - changez la méthode de recherche en CONTAINS_TOKEN, ou exécutez un workflow de nettoyage des données au préalable pour standardiser les valeurs des noms d'entreprise. La correspondance par domaine est plus fiable que par nom quand la normalisation des noms d'entreprise n'est pas une option.
Puis-je copier les associations d'objets personnalisés vers les commandes ?+
Oui. Copy Associations prend en charge tout type d'objet, y compris les objets personnalisés. Si vos deals sont associés à des objets personnalisés comme projets, abonnements ou emplacements, laissez Target Association Types vide (ce qui copie tous les types) ou spécifiez exactement quels types d'objets personnalisés refléter sur la commande.